Factura, albarán y factura rectificativa: qué documento necesitas para reclamar una deuda
¿Sabes cuál es la diferencia entre una factura, un albarán y una factura rectificativa? Conocerla es clave a la hora de reclamar una deuda o cobrar una factura impagada: cada documento prueba algo distinto, y usar el equivocado puede debilitar tu reclamación.
Las facturas son la prueba de la existencia de un contrato entre las partes — y los contratos no tienen por qué ser escritos. La mayoría de los acuerdos de compraventa o de servicios son verbales: compras unos zapatos, encargas que pinten tu despacho. No firmas un contrato, a lo sumo hay un presupuesto. Tras la compra, el vendedor te da un tique (factura simplificada) o una factura. La diferencia está en los datos que contiene una y otra. Las empresas deben reclamar siempre facturas, no tiques, porque estos últimos no permiten deducir el IVA soportado.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento mercantil que refleja la compraventa de bienes o la prestación de servicios. Acredita la transacción y debe incluir información detallada: datos del vendedor y del comprador, descripción de los bienes o servicios, precio e impuestos aplicables.
Requisitos de una factura
Para que una factura sea válida en España (conforme al Real Decreto 1619/2012), debe contener:
- Número y serie, correlativos, que la identifiquen de forma única.
- Fecha de expedición, relevante para el devengo del IVA y del IRPF.
- Datos del emisor y del receptor: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección completa.
- Descripción de las operaciones: el tipo de bien o servicio determina el IVA aplicable.
- Base imponible: el importe antes de impuestos.
- Tipo impositivo aplicado.
- Cuota tributaria: el importe del IVA u otros impuestos.
- Total a pagar: base imponible más impuestos.
Junto a la factura en papel, la factura electrónica ha llegado para quedarse: es la digitalización de la misma factura, con los mismos requisitos y la misma validez.
Un elemento esencial es el vencimiento: una factura está vencida cuando ha pasado el plazo de pago acordado sin que se haya abonado el importe. Cuando el pago se aplaza en varios plazos, cada fracción debe estar detallada —fechas e importes—, y el IVA no se paga en la fecha de emisión de la factura, sino al vencimiento de cada fracción.
¿Cuál es la diferencia entre factura y albarán?
- Factura: documento legal que acredita la operación de compraventa, con el desglose del precio y los impuestos aplicables. Tiene validez fiscal.
- Albarán: acredita la entrega de los bienes. Es un comprobante de recepción que suele firmar el destinatario, pero no tiene validez fiscal ni incluye impuestos.
¿Qué es la factura rectificativa?
Es el documento que corrige errores en una factura original: datos incorrectos, importes mal calculados, o descuentos que no se incluyeron inicialmente. Debe contener:
- Número y serie propios, distintos de la factura original.
- Referencia a la factura original que rectifica.
- Motivo de la rectificación.
- Datos corregidos que sustituyen a los de la factura original.
Es, además, el documento que te permite recuperar el IVA de una factura impagada — te explicamos el procedimiento completo, con todos los plazos, en cómo recuperar el IVA de tus facturas impagadas.
¿Qué son los suplidos?
En ocasiones, la factura no solo recoge el servicio o material prestado, sino también gastos que el prestador ha asumido en nombre del cliente — son los suplidos. No llevan IVA porque no son una prestación de servicios ni una venta de bienes: son un simple reembolso. Ejemplos típicos son gastos de notaría, tasas administrativas o gastos de registro.
Para que un gasto se considere suplido y no lleve IVA, debe cumplir:
- Documento justificativo: la factura del gasto debe estar emitida a nombre del cliente, no del prestador.
- Registro contable como suplido.
- Sin recargo: sin ningún margen de beneficio para quien realiza el pago.
Prescripción de las facturas
El paso del tiempo hace que el acreedor pierda el derecho a exigir el pago. El artículo 1964 del Código Civil establece que las facturas prescriben a los 5 años — plazo que se aplica también a las deudas derivadas de relaciones comerciales entre empresas.
En cualquier caso, la prescripción se interrumpe por la reclamación judicial o extrajudicial del pago de las cantidades adeudadas. Desde Globalway Abogados aconsejamos siempre reclamar por escrito, precisamente para poder acreditar esa interrupción si es necesario.
Conservación de facturas y documentación
La normativa fiscal exige conservar las facturas 4 años, el plazo de prescripción del derecho de la Administración Tributaria para comprobar y liquidar deudas. Sin embargo, es recomendable conservarlas al menos 6 años, especialmente en empresas, por las obligaciones contables del Código de Comercio.
Cómo puede ayudarte Globalway Abogados
En Globalway Abogados, especialistas en derecho de empresa y morosidad en Barcelona, ofrecemos asesoría integral para la gestión y cobro de facturas impagadas, y te ayudamos a recuperar el IVA de las que ya diste por perdidas. Contáctanos para saber cómo podemos ayudarte a gestionar tus facturas, reclamar deudas y resolver cualquier incidencia de impago.
Globalway Abogados — especialistas en derecho mercantil y de empresa